組織開発｜社内コミュニケーションの機会をいかに増やすか

私が豊川商工会議所主催のコーチング2日間講座を担当するようになりかれこれ9年。今年も夏に開催され、受講者の方々と双方向で楽しく学び合うことができたように思います。受講者は部下を持つ中間管理職から経営者が多く、とくに中間管理職の方は会社から勧められて参加することがほとんどですが、今年は受講者が自らこの講座を見つけ申し込んだ人が多く、社内で実践しているコミュニケーションの取り組みについても情報交換することができました。ここではほんの一例をご紹介します。

 

 

あのAmazonがアナログな勤務体制に

つい先日ネットニュースで取り挙げられていたのが、米大手IT企業Amazonが世界で働く全社員に対し、現状週3日の出社体制を2025年1月2日から原則週5日に戻すことを表明した というもの。AmazonのCEO曰く「対面の方がスタッフ同士の連携やアイデア出しなどがより容易で効果的にできる」「互いにオフィスで顔を合わせることで関係性も深まる」というメリットがあるとのことでした。コロナ禍で世界的にリモートワークの流れになり、国内企業もリモート会議やペーパレス移行とIT化がさらに加速したにもかかわらず、大手IT企業がアナログ的な働き方、出社回帰に流れるとは意外なことであり、それだけに対面・対話がいかに創造性や生産性、社員同士の関係性に大きな影響を及ぼすかを立証したかのように思えます。

 

 

職場の5つのコミュニケーション

酒井穣 著『ご機嫌な職場』によると、組織には5種類のコミュニケーションがあり、仕事に直結する公式のコミュニケーションだけではなく、人間関係を維持するために欠かせない仕事に関係のない話、雑談をすることの重要性が書かれています。そしてAmazonがリモートワークにより停滞を懸念した創造性に関しては雑談ができお互い気心の知れた、いわゆる心理的安全性がなければ成り立たない公式と非公式のいいとこ取りの対話型のコミュニケーションが不可欠です。

 

 

5種類のコミュニケーションの主な例は下記の通りです。

 

＜公式コミュニケーション＞

・情報伝達型…会議、ミーティング

・問題対応型…仕事でトラブルなど何かあった際の当事者との話し合い

特徴としては一般的に自由なモードはなく、上に対する報連相が多い。

 

＜非公式コミュニケーション＞

・人間関係維持型…懇親会、社員旅行、社内イベント、昼休みや仕事の合間の雑談

・個別対応型…先輩や上司にする仕事やプライベートの相談、面談、メンタリング

特徴としては話の内容が仕事そのものよりも人にフォーカスしている。

 

＜対話型＞

あるテーマの下で聞き手と話し手の間で交わされる創造的なコミュニケーション。

 

ブレインストーミングというアメリカで考案された自由に意見を出し合ったり、新たな発想を生み出す集団発想法が流行った時代があり、会議に行き詰ると「ブレストやろう！」という流れになったものです。ただ、参加者同士の関係性ができていない状態では脳が目の前の敵と思われる相手にどう対応するかに意識が働き、アイデアが全く浮かんでこないことがあったように思います。ここでの対話型はブレストと異なりルールとして決められたどんな発言をしてもOKというものではなく、何を言ってもリスクがなく関係性も変わらないという自分がこのメンバーに受け入れられているとう感覚があるということです。

 

 

対話型のコミュニケーションの例

話は冒頭のコーチング講座に戻して、講師の私が受講者に「職場でどんなコミュニケーションをおこなっているか？」を聞いてみました。１つは部下全員が喫煙者で自分だけタバコを吸わないことから、喫煙所での人間関係維持型のコミュニケーションの機会がないという管理職の例。その人が考えたのはデスクで一息つけるときは椅子の背もたれに倒れかかり新聞紙を広げてゆとりのある様子を演出するとのことでした。これによって「いま話しかけてきてもいいよ、相談に乗るよ」というサインを送っているそうです。もう１つは未来会議というもの。その名の通り会社の未来について話をする会議なんですが、やり方がユニークです。各部署から未来会議の参加者をアサインし、事前にリレー方式でA課はB課に未来についてインタビューをし、B課はC課に、C課はA課にインタビューを行い、そこで話をしたことをベースに会議の場で未来についてプレゼンするというやり方をしているようです。聞き手にもなれば話し手にもなるという両方の経験をすることで、どんな質問をするのがいいのか、どんな話の聴き方をすればいいのかを体験を通じて気づくだけでなく、他の課がどんな仕事を抱え、何がいま問題になっているのかを知ることができるとのことです。

 

このようにちょっとした工夫や仕組みでお金をかけずに対話がしやすくなる会社、職場をつくることができます。人間関係維持型のコミュニケーションを促進し風通しのいい会社にしたいのであれば、健康づくりをやってみるのも手です。毎日みんなでラジオ体操したり、業務のゆとりがある時期に2，3時間ほど時間を設けて会社の周辺をウォーキングするとかただ歩くよりもゲーム性のあるポイントラリーをチーム分けして協力し合って楽しむのもいいでしょう。

 

 

弊社ではコミュニケーションの活性化につながるいろんな研修や取り組みを提供しています。ご相談だけでも結構ですのでコミュニケーションでお困りの企業さまは気軽にご連絡ください。